Die Fünf großen Themenfelder bei der Digitalisierung im Handwerk – Beispiele:

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1. Die Zeiterfassung.
2. Die Auftragsabwicklung (Projektmanagement).
3. Die Materialwirtschaft & Lagerverwaltung.
4. Die Vor,- und Nachkalkulation sowie die Angebots- und Rechnungserstellung.
5. Die Anbindung an den Steuerberater.

 

Beispiele für die Digitalisierung im Handwerk gibt es natürlich noch unzählige mehr. Auch diese Auflistung könnte noch kräftig erweitert werden, allerdings sind dies die häufigsten Baustellen denen wir in unserer täglichen Arbeit als Digitalisierungsberater begegnen. Deshalb möchte ich mich bei den Beispielen auf die fünf oben genannten Felder konzentrieren.

Die häufigste Frage bei der Digitalisierung im Handwerk ist immer wieder: „Soll ich eine Branchensoftware einsetzen oder auf Insellösungen bauen?“ – Auch hier ist die Antwort so individuell wie das Unternehmen selbst!

Alle Beispiele sind konkrete Fälle aus über 140 Beratungen in den letzten Jahren!

 

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1. Die Zeiterfassung (Digitalisierung im Handwerk – Beispiel 1)

 

„Ich muss täglich einteilen, sonst Wissen meine Leute nicht was zu tun ist!“

In unserem Artikel Gedanken von Handwerkern zu Arbeitszeitmodellen haben wir das Thema Zeiterfassung bereits etwas angeschnitten, aus diesem Stammt auch das obere Zitat. Ein ganz konkretes Beispiel für die Digitalisierung der Zeiterfassung im Handwerk ist aber das folgende:

 

Branche: Metallbau | Betrieb: 90 Mitarbeiter | Thema: Digitalisierung der Zeiterfassung

Förderungen: BAFA | go-Digital |

Rechtliches: Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung | GoBD | DSGVO | HGB

 

IST-Zustand:

Der Betrieb hat eine Werkstätte mit ca. 55 ansässigen Mitarbeitern. Diese füllen handschriftlich Stundenzettel aus, in welchen die Zeiten + Auftraggeber bzw. Projektnummer erfasst werden.

Der Betrieb beschäftigt darüber hinaus noch 35 Monteure, welche Ihre Tätigkeiten und das verbrauchte Material ebenfalls handschriftlich erfassen. Diese Zettel werden von den jeweiligen Obermonteuren eingesammelt und an die Zentrale übergeben.

Da oftmals die entsprechenden Bauleiter, welche die Stundenzettel abzeichnen sollen, nicht erreichbar sind oder gewisse Monteure Ihre Zettel unzureichend bzw. unleserlich ausfüllen, kommt es hier häufig zu starken Verzögerungen mit der Abrechnung.

 

SOLL-Zustand:

Alle Mitarbeiter sollen ihre Arbeitszeiten digital erfassen. Mit Hilfe einer Stempeluhr in Form eines Barcodescanners, sollen alle Mitarbeiter in der Zentrale Ihre Tätigkeiten und das jeweilige Projekt erfassen können.

Alle Monteure sollen via Smartphone + App nicht nur Ihre jeweiligen Montagen + Projektnummern erfassen, sondern ebenfalls Material, welches Sie aus Ihren Montagefahrzeugen nehmen oder vor Ort einkaufen, erfassen können.

 

Herausforderung:

Um via Barcode Projekte erfassen zu können, braucht es ein System in welchem diese Projekte auch angelegt werden.

Des weiteren muss die gesamte Erfassung im Einklang mit dem SchwarzArbG. der DSGVO und natürlich den Grundsätzen ordentlicher Buchführung sowie den Archivierungsfristen laut HGB stehen.

Um Material erfassen zu können, muss Material erst einmal digital hinterlegt werden. Das heißt sollte keine digitale Materialerfassung bzw. Lagerhaltung vorhanden sein, wird es schwierig diesen Baustein abzubilden. Konkret sind hier z.B. digitale Materialwirtschaftssysteme und Einkaufs-, & Kalkulations-Systeme mit Schnittstellen zu Großhändlern (DATANORM) eine unglaubliche Erleichterung.

Das Projekt wurde um den Baustein „Digitales Lager“ erweitert.

 

Lösung:

Wir haben gemeinsam mit der Unternehmensführung einen Schritt-für-Schritt-Plan entwickelt und das Unternehmen dabei begleitet eine digitale Zeiterfassung zu ermöglichen.

Es wurden ein Lastenheft erstellt in welchem alle Anforderungen an die Systeme aufgelistet wurden, u.a. Rollensystem für Unterschiedliche Mitarbeiter (Planer, Monteur, Meister etc.), Digitale Signaturmappe zum Abzeichnen durch die Bauleiter, DATANORM Schnittstelle zum Einspielen eines Warenkataloges in das System, Hardware Ausstattung (Scanner, Smartphones etc.), Verfügbarkeit von Apps, Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen, Schulungsmöglichkeiten, usw.

Mit diesem Lastenheft (oder auch Anforderungskatalog) wurden mehrere passende Softwareanbieter recherchiert, kontaktiert und gebeten mitzuteilen welche Kriterien sie mit Ihrem Produkt erfüllen können. Es wurden bewusst auch ganzheitliche ERP-Systeme Kontaktiert, da diese meist einen modularen Aufbau haben und somit eventuell die Zeiterfassung + Lager als Einzelmodule verfügbar sind.

Nachdem vier Unternehmen Ihre Lösungen vorgestellt haben, wurde mit einem Softwarehersteller schließlich ein Individueller Integrationsplan erstellt und durchgeführt.

Die Mitarbeiter wurden Gruppe für Gruppe auf die neue Software geschult und der Übergang erfolgte schließlich an einem Wochenende.

Besonders erfreulich, die hundert häufigsten Materialien in den Montagefahrzeugen, sind als Liste im Fahrzeug hinterlegt, wenn der Monteur also Schlauch X aus dem Fahrzeug entnimmt braucht er diesen nur mit seinem Smartphone von der Liste ab zu scannen und dem jeweiligen Projekt zuzuordnen.

Der SOLL-Zustand konnte erreicht werden und das eingesetzte System lässt eine weitere Anbindung zu. Mittelfristig werden Rechnungsstellung und Nachkalkulation ebenfalls aus dem System heraus generiert und langfristig das komplette Unternehmen digital aufgestellt.

 

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2. Die Auftragsabwicklung (Digitalisierung im Handwerk – Beispiel 2)

 

„Herr Meya, das ist unglaublich!“

 

Die Auftragsabwicklung also das Projektmanagement ist so ziemlich das komplexeste Themenfeld bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Handwerk.

Hier gehören nicht nur Aufgabenverteilung und Kommunikation dazu, sondern je nach Projektgrößen auch die Verwaltung von Kontaktdaten, Ressourcen, Terminen und auch von Material-Laufzeiten und Verfügbarkeiten etc.

 

IST-Zustand:

Der Betrieb hat Probleme alle auf den verschiedenen Baustellen gemachten Fotos wiederzufinden, gewisse Dokumente zuordnen zu können und den E-Mail/Gesprächsverlauf mit dem Kunden im Auge behalten zu können. Des weiteren sind wichtige Dokumente oftmals nicht wieder auffindbar und die IT-Struktur des Unternehmens ist nicht optimal.

SOLL-Zustand:

Es soll ein einheitliches System geschaffen werden um die Baustellendokumentation schnell wieder zu finden und die Korrespondenz mit dem Kunden und Lieferanten im Auge behalten zu können, Anfragen sollen zügig bearbeitet werden und Privatkunden sollen benachrichtigt werden, Wer, Wann auf die Baustelle kommt und welche Arbeiten erledigt werden.

B2B Kunden (also andere Unternehmen) sollen die Möglichkeit haben nach Abschluss des Projektes die Auftragsmappe als PDF zu bekommen, um diese in den eigenen Unterlagen ablegen zu können.

 

Herausforderung:

Es müssen für die einzelnen Bausteine die richtigen Programme ausgewählt werden und in diesem Zuge sollte die IT-Struktur des Unternehmens untersucht werden. Da das Unternehmen mit dem Ausfall eines Großkunden rechnen musste, waren die Kosten so gering wie möglich zu halten und der Erhalt der Liquidität hatte höchste Priorität.

 

Lösung:

Es wurde eine Basis geschaffen indem die Unternehmens-IT bzw. die EDV-Anlagen, einmal in einem Netzplan definiert,- und schließlich grundlegende Entscheidungen getroffen wurden. Unter anderem dass, die Mitarbeiter einheitlich mit Android-Smartphones versorgt werden und das ein NAS für die lokales Backups genutzt wird. Auf eine eigene Server-Struktur wurde aus Kostengründen verzichtet, stattdessen wurden für die Führungskräfte Office 365 Accounts eingeführt. Diese beinhalten 1 TB Speicher pro Account und über das Micrsoft System „Sharepoint“ können relevante Dateien mit den Meistern und Vorarbeitern in Echtzeit geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden.

Dies hat ebenfalls den Vorteil das Office 365 über ein sogenanntes OCR (Optical character recognition) verfügt. Also das Erkennen von Schrift in PDF und anderen Dateien. Somit können Dateien auch nach Inhalten durchsucht werden z.B. „Angebot, Krüger, 2019“ – Die Suche liefert dann alle Dateien mit den Suchwörtern im Dokument, nicht nur im Dateinamen.

Für die digitale Bau-Mappe wurde auf eine Spezialisierte Software eines deutschen Anbieters zurückgegriffen, welche im Abo erworben wird und monatlich Kündbar ist. Die Software verfügt über eine App, mit welcher die Mitarbeiter schnell und unkompliziert Fotos und Notizen in eine Bau-Mappe einfügen. Somit bleibt der Fotospeicher auf dem Gerät frei und die Fotos sind eine Minute später für die Zentrale abrufbar und zugeordnet.

Abschließend wurden alle Mitarbeiter im Umgang mit den Systemen geschult, denn schließlich ist jedes System ist nur so gut wie es gepflegt wird!

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3. Die Digitalisierung im Lager (Digitalisierung im Handwerk – Beispiel 3)

 

„Was ist denn B-M-E-Cat?“

 

Wer über ein Lager verfügt, sollte dieses Digitalisieren! Warum, ganz einfach – Sie Wissen was Sie im Lager haben, können damit kalkulieren, vereinfachen Ihre Inventur und können bei Minder-bestand, per Schnittstelle zum Großhändler, tagesaktuelle Preise abrufen.

Außerdem können Sie Ihre Lagerumschlaghäufigkeit analysieren und Wissen sehr schnell welche Materialien sie am häufigsten, wo benötigen – also auch wo ein Verhandeln mit dem Lieferanten lohnt und welche Halbzeuge z.B. versteckte Ladenhüter sind, die ggf. auch noch verfallen.

BMECat ist so eine Schnittstelle, bzw. eher gesagt ein Dateiformat für den XML basierten Datenaustausch von Artikelstammdaten. Mit diesem Format kann Ihr Händler Ihnen ganze Kataloge mit tagesaktuellen Preisen und Verfügbarkeiten übermitteln. Diese können Sie in Ihr Kalkulationsprogramm übernehmen und – im Idealfall – mit Ihrem Bestand im Lager abgleichen. Somit wird ein Kalkulieren von Aufträgen erheblich vereinfacht!

Weitere Standards sind z.B. DATANORM und ELDANORM.

Mit BMECat werden zum Beispiel folgende Artikelmerkmale direkt in Ihr System eingespielt:

• Klassifikations- und Identifikationsangaben,
• Produktbeschreibungen (Kurz- u. Langbeschreibung, …),
• Merkmale (Gewicht, Farbe, …),
• Bestellinformationen (Bestelleinheit, Mindestbestellmenge, …),
• Preise (Kundenendpreis, Listenpreis, …).

 

Hier ein konkretes Digitalisierungsprojekt im Handwerk aus dem Jahr 2020:

 

 

IST-Zustand:

Das Unternehmen hat ein „chaotisches Lager“ mit ca. 10.000 Artikeln, Halbzeugen und Material. In der Früh werden die Monteure eingeteilt und entnehmen aus dem Lager, was Sie für den Tag brauchen.

Das verbrauchte Material (und Werkzeuge) werden handschriftlich erfasst und der jeweiligen Baustelle zugeordnet. Überschüssiges Material, kommt im Idealfall zurück ins Lager, dies wird aber meist nirgends notiert… Material welches vom Händler direkt auf die Baustelle geliefert wird, wird auf den Auftrag geschrieben, übriges oder zuviel bestelltes Material wird nirgends schriftlich erfasst.

Das Lager ist voll, bis zur Inventur weiß aber niemand wirklich welche Materialien etc. dort tatsächlich liegen. Häufige Doppelbestellungen sind der Fall, diverser Material-„Schwund“ kann nicht nachvollzogen werden. Unverbrauchte Artikel mit Ablaufdatum (z.B. Garantie) vergammeln in dunklen Ecken des Lagers.

 

Soll-Zustand:

Das Lager soll komplett digital erfasst werden und Daten sollen in das vorhandene Kalkulationsprogramm gespeist werden können. Entnahmen und Einbuchungen sollen via Scanner-App und Barcodes erfasst werden und der aktuelle Zustand des Lagers soll jederzeit überprüft werden können.

 

Herausforderung:

Es gibt kein bestehendes ERP/BDE System, sondern Einzellösungen. kalkuliert wird aktuell in Excel, dies soll aber umgestellt werden. Es wird also ein Kalkulationstool + Lagerverwaltung eingesetzt werden. Die Daten aus Lager + Einkauf müssen also für die Kalkulation zusammengeführt werden.

 

Lösung:

Auch hier gilt wieder der Grundsatz ein Tool, ist nur ein Tool und nur so gut wie die Pflege, die es bekommt.

Im ersten Schritt wurde also das Lager aus dem „Chaotischen System“ in ein Lager mit „Lagerplatz System“ umgestellt. Hierzu wurde ein Organisationsexperte hinzugezogen, der bei der Einrichtung des Lagers behilflich war.

Dann wurden mehrere Softwarelösungen recherchiert und begutachtet. Letztlich wurde sich für zwei unterschiedliche Programme entschieden. Für die Kalkulation und das Lager sind also zwei Tools im Einsatz, welche aber durch offene Schnittstellen miteinander kommunizieren können. Grund hierfür war das der Großhändler „Sonepar“ mit einem der Softwarehersteller bereits zusammenarbeitet und somit (via DATANORM) Produktmerkmale mit einem Klick übernommen werden können. Außerdem war es der ausdrückliche Wunsch, das neue Mitarbeiter immer nur Zugriff auf eines der Systeme haben sollten.

Das Lager wird nun von einem extra hierfür abgestellten Mitarbeiter betreut, der die Verantwortung für die Ausgabe und Rücknahme von Material und Co. verantwortet.

Jeder Mitarbeiter wurde im Umgang mit der Scanner-App und den Barcodes eingehend geschult. Somit ist auch sichergestellt das die Verwendung der Apps reibungslos funktioniert. Jedem Mitarbeiter wurde hierbei auch klar, das gebuchtes Material immer einer Baustelle, einem Lagerplatz (dies kann auch ein Fahrzeug sein) oder einer Bestellung zugeordnet werden muss und somit Material, Werkzeuge & Halbzeuge etc. durchgehend erfasst sind, was das lästige Suchen nach Restbeständen oder vergriffenem Werkzeug fast komplett ausgemerzt hat.

Wir haben das Unternehmen über das ganze Projekt hinweg begleitet, und standen allen Mitarbeitern jederzeit zur Seite. Bei den Verhandlungen mit den Softwareherstellern konnten wir sehr gute Konditionen erreichen und der Erfolg nach der Umstellung des Lagers ist fast nicht bezifferbar!

 

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4. Die Digitalisierung von Kalkulation, Angebot und Rechnung in einem Kleinstbetrieb (Digitalisierung im Handwerk – Beispiel 4)

 

„Das ist uns alles zu Teuer!“

 

Nachdem wir in den Vorangegangenen Beispielen zur Digitalisierung im Handwerk nun bereits die Thematik Lager und Kalkulation mit Hilfe von z.B. DATANORM und anderen Schnittstellen behandelt haben, möchte ich Ihnen hier ein sehr klassisches Beispiel aufzeigen wie auch in Kleinstbetrieben dies alles um ein vielfaches Vereinfacht werden kann.

Anmerkung: Auch hier möchte ich pauschal, keine Branchenlösungen empfehlen! Geschweige denn irgendwelche Download-Seiten nennen. Schließlich gilt der Grundsatz der marktneutralen Beratung auch hier und es kann nicht sichergestellt werden das genannte Produkte für Sie das optimale Lösung wären.

 

Hier ein konkretes Digitalisierungsprojekt im Handwerk aus dem Jahr 2020:

 

 

IST-Zustand:

In einer vom Unternehmer selbst gebastelten Excel-Vorlage aus dem Jahre 2010, werden Projekte grob durchkalkuliert. Es wurde bei der Vorlagenerstellung aber leider einige Angaben vergessen, so ist es zum Beispiel nicht möglich verschiedene Materialaufschläge einzugeben oder den aktuellen Bestand aufzuführen.

 

SOLL-ZUSTAND:

Kalkulation, Angebotserstellung und Rechnungsstellung + Nachkalkulation sollen in einem System abgebildet werden.

 

Herausforderung:

Das Budget ist eher klein, die Anschaffungskosten dürfen daher nicht ins vierstellige gehen.

 

Lösung:

Gemeinsam haben wir den kaufmännischen Prozess im Unternehmen unter die Lupe genommen und betriebswirtschaftliche Optimierungen vorgenommen.

Mit einer deutschen „Software as a Service“ (SaaS) -Lösung, konnte für ca. 60€ im Monat der komplette kaufmännische Prozess des Unternehmens dann digital abgebildet werden.

Im Gegensatz zu gekaufter Software, bieten sogenannte SaaS Lösungen im Abo, einige erhebliche Vorteile.

• Sie sind wartungsfrei für den Anwender.
• Sie bieten immer die neueste Version.
• Sie sind im Abo günstig nutzbar.
• Sie sind durch jeden PC mit Internetanschluss erreichbar.
• uvm.

 

Letztendlich wurde ein NAS angeschafft, um die Daten in regelmäßigen Abständen lokal zu sichern. Die Investition für das NAS (Network Attached Storage) beliefen sich auf ca. 500€.

 

 

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5. Die Anbindung an den Steuerberater (Digitalisierung im Handwerk – Beispiel 5)

 

„Der bekommt einmal die Woche nen Ordner von uns…“

Die fehlende Digitalisierung von Steuerberatern, ist eines der am meisten vernachlässigten Themen in der gesamten öffentlichen Diskussion über die Digitalisierung im Handwerk! 

 

2 von 3 Steuerberatungskanzleien sind noch nicht Digital! Bei der Digitalisierung Ihres Steuerberaters, können sie auch leider kaum direkt etwas unternehmen. Ihn allerdings darauf hinweisen dass es mittlerweile Stand der Technik ist, Belege und Daten digital zu übermitteln und Sie zukünftig darauf bestehen, das können Sie!

Denn nicht nur das es Ihre Arbeit erleichtert, Sie haben somit auch schneller Zugriff auf aktuelle Zahlen und müssen nicht nur wegen ihres Dienstleisters, Belege kopieren und Pendelordner verschicken!

Hier ein konkretes Digitalisierungsprojekt im Handwerk aus dem Jahr 2020:

 

IST-Zustand:

Wöchentlich werden die Eingangs-, und Ausgangsbelege in der Buchhaltung erfasst, kopiert vorsortiert und in einem Pendelordner an den Steuerberater übersandt.

 

SOLL-ZUSTAND:

Digitalisierung der Belege im Haus, Übermittlung an den Steuerberater via Software.

 

Herausforderung:

Steuerberater sträubt sich gegen die Digitalisierung.

 

Lösung:

Gemeinsam mit dem Unternehmer und einem spezialisierten Software/Hardware-Anbieter für Steuerberaterkanzleien und Mandanten, sind wir auf den Steuerberater zu gegangen und haben diesen von einer Digitalisierung seiner Kanzlei überzeugen können.

Es werden nun Belegscanner bei vielen Mandanten eingesetzt, welche die Übermittlung der Belege in Digitaler Form ermöglichen. Dies hat die Pendelordner komplett ersetzt.

Die erhebliche Aufwandsersparnis bei unserem Kunden, und die schnelle Verfügbarkeit von aktuellen Monats-, und Quartalszahlen, bedeuten eine erhebliche Erleichterung für den gesamten administrativen Ablauf.

Selbst der Steuerberater (25 Mitarbeiter) sieht den erheblichen Mehrwert für siene Kanzlei und die Möglichkeit des Homeoffice für seine Mitarbeiter während der Corona-Pandemie.