“Herr Meya, hier geht es zu unserer IT-Abteilung… und hier ist auch schon unser Server.”

 

Viele, ja sogar sehr viele Projekte beginnen mit der Vorstellung das unter dem Thema “Digitalisierung” eigentlich ja nur eine Modernisierung der bestehenden EDV-Anlagen und IT-Systeme erfolgt.

“Wir brauchen ja nur eine Software, die folgendes kann … … … … … wir haben uns auch schon XY angeschaut und tendieren zu Software X von der Firma Y” Genau so laufen leider sehr viele Erstgespräche bei der Digitalisierung im Handwerk ab. Deswegen möchte ich hier gerne einmal differenzieren was eine IT-Abteilung eigentlich macht, warum diese kaum etwas mit Digitalisierungsprojekten zu tun hat und warum das bloße Einführen einer neuen Software genauso falsch ist wei ein Pferd von Hinten aufzuzäumen.

 


 

Was macht eine IT-Abteilung eigentlich? …Was ist IT eigentlich?

 

Fangen wir ganz am Anfang an. IT ist die Abkürzung für “Informationstechnik”, während z.B. EDV die Abkürzung für “elektronische Datenverarbeitung” ist. Den Unterschied zwischen Informationen und Daten möchte ich auch noch eben erläutern. Daten zeichnen sich nämlich dadurch aus, dass sie in aller Regel durch Maschinen (Computer) empfangen, gesendet, gespeichert, ausgelesen und verarbeitet werden und eben diverse Informationen beinhalten. Vereinfacht gesagt: Eine Word Datei ist eben eine Datei, der in ihr enthaltene Text beherbergt die Information.

Warum ist das wichtig?

 

Wenn Unternehmer im Handwerk von der IT-Abteilung reden wird ganz häufig “nur” die Abteilung oder der Dienstleister gemeint, der die IT-Landschaft also die Hard- und Software einrichtet und wartet. Die gesamte Informationstechnik beinhaltet aber eben sehr viel mehr. Nämlich auch die Organisation und den Schutz von Informationen, welche analog und digital im Unternehmen umherschwirren. Diese Informationen müssen gemanagt werden.

Wer sich schon einmal mit der Zertifizierung “IT-Grundschutzprofil für Handwerksbetriebe” (PDF Download) durch den ZDH befasst hat, wird sehr schnell merken, das vor allem die Organisation und die Prozessabläufe des Unternehmens einen wesentlichen Teil bei dem Aufbau einer soliden eigenen IT-Abteilung spielt.

 

– Übrigends: Wir begleiten Sie als unabhängige Berater gerne auf dem Weg zur ZDH Zertifizierung! 

 

Halten Wir also fest: Die interne IT-Abteilung ist für den gesamten Umgang mit Informationen zuständig. IT-Dienstleister (z.B. Systemhäuser) stellen meist die Geräte & Software zur Datenverarbeitung bereit und das Unternehmen selbst bzw. die Geschäftsführung gibt vor wie und in welchem Rahmen die Mitarbeiter oder Dienstleister mit eben dieser “IT” agieren dürfen. (das ist jetzt sehr vereinfacht dargestellt, denn wir unterscheiden zwischen Business-IT, Kommunikations-IT, Unterhaltungs-IT und natürlich dem IT-Management aber fürs Verständnis reichts hier denke ich.)

So was hat das nun alles mit Digitalisierungsprojekten zu tun?

 


 

 

Was passiert in einem Digitalisierungsprojekt?

 

Zu aller müssen wir stark unterscheiden was der Schwerpunkt eines Digitalisierungsprojektes denn sein soll. Soll eine ERP Software eingeführt werden? Sollen neue Geschäftsfelder erschlossen werden? Soll die Rentabilität des gesamten Unternehmens verbessert werden? Sollen analoge Abläufe durch digitale Tools vereinfacht werden? ahhh STOP – analoge Abläufe … “analoge Abläufe” … oder auch – Prozesse genannt?!

– Ja, jetzt sind wir bei dem Kernthema! Jedes, absolut jedes Digitalisierungsprojekt, beinhaltet immer die Betrachtung von diversen Prozessen und Geschäftsvorfällen! Immer! Punkt!

Und nun spanne ich sofort den Bogen zur IT: Was sind denn Prozesse und Unternehmenseigene Abläufe? Richtig: Informationen! …Bzw. noch detaillierter: Prozesse sind u.a. Definitionen wie Informationen von A nach B fließen!

Bei einem Digitalisierungsprojekt betrachten wir also immer zuerst diverse Prozesse, und hinterfragen diese kritisch. Anschließend überlegen wir ob und wie diese Prozesse digitalisiert werden können.

Warum hat dann aber gerade die IT-Abteilung kaum etwas mit Digitalisierungsprojekten zu tun?

Die – lapidar gesagt – externen “IT-Abteilungen” und diesmal meine Ich explizit die Systemhäuser, haben bei dieser Stufe selten bis nie etwas mit dem Projekt zu tun, denn es geht vor allem darum die ganz eigenen Abläufen und Prozesse des Unternehmens aufzunehmen, zu optimieren und einzustellen. Das erfordert gerade im Handwerk sehr viel Know-How und Erfahrung.

Erst in einer anderen Phase eines Digitalisierungsprojektes, geht es dann darum wie digitale Helferlein diese Prozesse ideal unterstützen können. – Und eben ab diesem Moment sind Spezialisten wie IT-Systemhäuser, Softwarehersteller und Programmierer nahezu unverzichtbar für eine erfolgreiche Digitalisierung, denn Sie können Ideen und Lösungen einbringen wie kaum andere Experten. (Siehe hierzu auch: springerprofessional.de/it-management)

 

Beispiel-Prozessbetrachtung (Quelle: ZDH)

 

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